Cara Memberi Warna Data Mail Merge yang Berbeda Berdasarkan Nilai Datanya

Tutorial ini membahas cara memberi warna font data field mail merge yang berbeda atau berubah-ubah sesuai nilai datanya.

Misalkan kita memiliki data field <<tahun>>. Untuk tahun tertentu kita ingin memberi format warna sebagai berikut:

• Jika tahun >= 2014, maka data berwarna merah.
• Jika tahun <= 2014, maka warna data berubah menjadi warna biru.

Untuk membuat warna font yang berubah-ubah sesuai dengan nilai datanya, kita perlu menyisipkan kondisi tertentu pada kode field mail merge.

Berikut cara membuatnya.

Langkah-Langkah

1. Sumber data di Excel adalah seperti gambar berikut.
   
2. Setelah melakukan mail merge, maka tampilan field mail merge di dokumen utama Microsoft Word adalah seperti gambar di bawah ini.
   
   Untuk cara membuat dokumen mail merge bisa dibaca pada tutorial berikut:
   • Cara Membuat Mail Merge di Word
   • Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word
   • Cara Membuat Mail Merge Gambar di MS Word
3. Sisipkan lagi merge field untuk tahun sehingga ada 3 merge field tahun.
   <<Tahun>> <<Tahun>><<Tahun>>
4. Tekan tombol ALT + F9 untuk merubah tampilan ke kode field seperti berikut.
   { MERGEFIELD Tahun }{ MERGEFIELD Tahun }{ MERGEFIELD Tahun }
5. Highlight atau pilih ketiga-tiga kode field tahun dan tekan tombol CTRL + F9. Word akan menambahkan satu kurung kurawal sehingga kode menjadi:
   {{ MERGEFIELD Tahun }{ MERGEFIELD Tahun }{ MERGEFIELD Tahun }}
6. Selanjutnya tambahkan teks dan beri warna pada kode sehingga tampilannya menjadi seperti ini.
   { IF { MERGEFIELD Tahun } >= 2014 { MERGEFIELD Tahun }{ MERGEFIELD Tahun }}
   Keterangan Kode:
   • Format warna dibuat pada huruf M { MERGEFIELD Tahun } nomor dua (warna merah bila tahun >= 2014) dan tiga (warna biru bila tahun < 2014).
   • Kita juga bisa menambahkan format yang lain seperti cetak tebal (bold), cetak miring (italic), dan lain-lain.
7. Tekan lagi tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field. Tampilan hasilnya adalah seperti gambar pertama di atas.
   Catatan: bila hasilnya tidak muncul, refresh data dengan menekan Preview Results pada tab Mailings.

Tip: bila ada lebih dari dua kondisi, misalnya:

• Warna merah, bila tahun >= 2013.
• Warna biru, bila tahun = 2012.
• Warna hijau, bila tahun < 2012.

Maka penulisan kode adalah seperti berikut:

{ IF { MERGEFIELD Tahun} >= 2013 { MERGEFIELD Tahun }}

{ IF { MERGEFIELD Tahun } = 2012 { MERGEFIELD Tahun }}

{ IF { MERGEFIELD Tahun } < 2012 { MERGEFIELD Tahun }}

Sumber : http://www.computer1001.com

Cara Membuat Warna Baris Data Berselang-seling Pada Excel

Salah satu cara untuk membuat pembacaan data lebih mudah dalam Excel adalah dengan membuat bayangan background (warna) pada tiap-tiap barisnya berselang-seling warnanya.

Jadi deretan urutan barisnya mudah dikenali dalam pembacaannya. Hal ini dapat mempermudah apabila data tiap baris terdapat data yang banyak serta terdiri beberapa angka yang hampir mirip. Seperti contoh daftar siswa berikut ini:

Langkah-langkah membuatnya sebagai berikut:

• Buka data Excel Anda yang akan dibuat warna pada baris data berselang-seling.
• Sorot seluruh range yang berisi data yang akan diberi warna berselang-seling.

• Lalu pada menu Home pilih Conditional Formating
• Pada dialog yang terbuka pilih New Rule.

• Pada dialog box berikutnya pilih “Use a formula to determine whichcells to format”
• Pada formula bar ketikkan formula berikut :
  =MOD(ROW();2)<>0 

• Lalu klik tombol Format untuk membuka dialog format cell nya.
• Pilih menu Fill dan tentukan kondisi warna selang yang di inginkan. Dalam contoh saya pilih warna orange muda, lalu klik OK

Maka akan tampak satu sample format kondisi warna yang disetting tadi, seperti tampak pada gambar ,

Klik OK untuk mengkonfirmasi dan menutup dialog.

Warna baris data tersebut tidak akan hilang atau terhapus saat Anda menghapus isi data pada range tersebut. Juga saat anda menyisipkan baris baru ataupun menghapus sebagian baris datanya.

Selamat mencoba …. thatha….