Cara Mengatasi Masalah Numerik dan Desimal pada MailMerge MS Word 2007

Beberapa hari lalu ketika melakukan MailMerge dari data nilai hasil US dan UN (Ujian Sekolah dan Ujian Nasional) kedalam format SKHUN Sementara terjadi "kekacauan" pada nilai-nilai siswa yang seharusnya berbentuk angka desimal dengan 2 digit di belakang koma malah jadi 16 digit. Dengan rasa penasaran saya kotak-katik mulai dari pengaturan Word Option, Data Type & Formating, hingga Control Panel, tetap saja tidak berubah. Akhirnya saya pun bertanya kepada 2 orang Guru TIK di sekolah. Ternyata merekapun sama "oon"-nya seperti saya. Bahkan salah seorang mengatakan bahwa pada Word 2007 tidak bisa desimal, harus memakai Word 2003. Nah lho!?

Saya pikir pastinya Word 2007 lebih canggih daripada Word 2003, bukan sebaliknya. Hanya caranya saja yang belum ketemu. Lantas sayapun bertanya kepada si mbah Google. Tapi hasilnya nihil karena kebanyakan hanya membahas cara membuat MailMerge, bukan mengatasi masalah yang saya hadapi. 

Setelah semalaman kotak-katik, akhirnya ketemu juga cara mengatasi masalah numerik dan desimal pada Word 2007 ini. Mau tahu?

Jika sobat mendapati masalah serupa seperti nampak pada gambar berikut: 

Untuk mengubah bentuk decimal 82.83333333333329 menjadi 82.83 dapat dilakukan dengan cara:

• Klik kanan pada angka tersebut (missal nilai Qur’an Hadits), sehingga muncul tampilan seperti gambar berikut.

• Klik Edit Field.

 Akan muncul tampilan seperti berikut:

Klik Field Codes, sehingga akan muncul tampilan seperti gambar di bawah, dan Field Codes akan muncul teks MERGEFIELD QH. QH adalah nama colom pada data Excel sebagaimana pada Insert Merge Field.

Lihat tampilan berikut:

Langkah selanjutnya adalah menambahkan teks pada Field Codes, MERGEFIELD QH \#”0.00”

Kemudian tekan OK.

Maka secara otomatis akan mengubah bilangan dengan dengan banyak dikit, menjadi dua digit sebagaimana format yang kita inginkan. Ulangi langkah-langkah tersebut untuk nilai yang lain.

Lalu bagaimana untuk mengatasi masalah penanggalan atau uang pada MailMerge Word 2007? Caranya sama saja dengan cara di atas hanya penambahan kode pada field codes-nya saja berbeda:

• Untuk tanggal, tambahkan kode: \@ "dd MMMM yyyy"
• Untuk uang, tambahkan kode: \# "#.##0,00"

OK sob, segitu saja infonya. Semoga bermanfaat...